In Teil 1 dieser Serie habe ich die Anforderungen diskutiert, die ein Portfoliomanagement-System aus meiner Sicht mindestens mitbringen muss. Damit Sie nicht den ganzen Artikel nochmal lesen müssten, wobei ich mich natürlich freue, wenn Sie dies schon getan haben, hier ein kurze Zusammenfassung:
Bei der Ressourcenplanung möchten Sie Ihre Mitarbeiter und deren die Verfügbarkeiten verwalten können. Mit einem Meilensteinplan definieren sie die Release Ihres Produkts. Eines der wichtigsten Werkzeuge eines solchen Systems ist die Abhängigkeitsverwaltung, die sowohl interne wie auch externe Abhängigkeiten verwalten können muss. Neben den einzelnen Mitarbeitern ist die Teamzusammensetzung ein wichtiger Aspekt, mit der sie wichtige und wirkungsvolle Stellschrauben in der Hand haben. Alles zusammen ergibt für Sie einen guten Blick auf Ihr Portfolio. Da nicht alles gradlinig verläuft, sind Szenarien ein mächtiges Werkzeug, um solche Unwägbarkeiten im Blick zu halten. Und letztendlich wollen Sie sehen, ob die Ziele die mit einem Produkt verfolgt werden auch eingehalten werden können. Das erreichen sie mit einer wirkungsvollen Portfolio-Steuerung.
Werner Beckmann hat diese Anforderung aus klassischer Projektmanagement-Sicht in diesem Artikel beschrieben.
Portfolio for Jira
Atlassian bietet mit der Jira Erweiterung Portfolio for Jira ein solches Portfoliomanagement-System an, dass die obigen Anforderungen erfüllt. Wie arbeitet man damit? Wie bei vielem anderen auch, ist eine gute Vorbereitung die halbe Miete. Ich stelle hier einen 6 Punkte-Plan vor, wie Sie erfolgreich mit Portfolio for Jira arbeiten können. Diese Punkte müssen nicht sequentiell abgearbeitet werden, überschneiden sich oft, einige Aktivitäten werden regelmässig nötig sein.
Backlog erstellen
Das Herz eines Portfolio-Plans ist natürlich das Backlog. In einem Backlog verwalten Sie alle User Stories, Epics und Initiativen (die übrigens ein neues Konzept sind, entwickelt aus den aus früheren Zeiten bekannten Themes). Wenn Sie sich noch sehr früh in der Projektphase befinden, beginnen Sie typischerweise mit Initiativen. Diese beschreiben Anforderungen an das Produkt auf sehr gr0ßer Flughöhe. Mit Methoden wie Design Thinking verifizieren Sie die Ideen, die hinter diesen Anforderungen stehen. Durch Verfeinerungen der Inhalte der Initiativen entstehen Epics und daraus ergeben sich während der Entwicklungsphase des Produkts die User Stories.
So lange müssen Sie aber nicht warten, um einen Portfolio Plan aufzustellen. Sie können damit bereits beginnen, sobald Sie die ersten Initiativen zu Papier gebracht haben. Ihr Plan soll iterativ wachsen. Zu Beginn zeigt der Plan erst indikativ an, in welchem Zeitraum das Produkt entstehen soll, aber mit jedem Schritt werden Sie genauer und die Vorhersage bastbarer.
Während ich nicht empfehlen kann Initiativen zu schätzen, sieht das bei den Epics schon ganz anders aus. Hier bietet sich eine Schätzung auf T-Shirt Größen an, um sich langsam einem realistischen Releasetermin nähern zu können.
Zusätzlich zu dem Backlog können Sie in Portfolio for Jira noch Unternehmensziele definieren. Diese Ziele können auch Initiativen und/oder Epics gemappt und deren Anteil am Gesamtumfang konfiguriert werden. Somit haben Sie einen guten Überblick, ob und inwiefern bestimmte Aktivitäten möglicherweise aus dem Ruder laufen.
Abhängigkeiten verwalten
Abhängigkeiten entstehen schon sehr früh. Dabei müssen Abhängigkeiten nicht unbedingt zwischen verschiedenen Komponenten Ihres Produkts entstehen, sondern können vielmehr organisatorischer Natur sein. Ist Ihr Produkt z.B. von der Entwicklung eines Hardware-Produkts abhängig, müssen Sie das in Ihrem Plan berücksichtigen. Portfolio for Jira bietet dafür die Möglichkeit ein frühestes Startdatum zu planen.
Entstehen trotz aller Bemühungen Abhängigkeiten zwischen Ihren Komponenten haben Sie die Möglichkeit, diese in Ihrem Portfolio-Plan zu hinterlegen. Dabei können diese Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Items in Ihrem Backlog spezifiziert werden:
– zwischen Epic und Epic
– zwischen Epic und User Story
– zwischen User Story und User Story
Abhängigkeiten zu oder von Initiativen empfehle ich nicht, da Initiativen auf einem zu hohen Level angesiedelt sind. Portfolio for Jira zeigt Ihnen visuell die Abhängigkeiten im Plan an und bietet Ihnen zusätzlich einen Report an.
Teamsetup hinterlegen
In Portfolio for Jira können Sie Ihre Entwicklungsteams sehr feingranular verwalten. Fügen Sie einfach Benutzer aus Jira Ihrem Team hinzu, definieren sie die durchschnittliche wöchentlichen Arbeitszeit, Urlaube und andere Abwesenheiten.
Planen Sie Ihre Entwicklungsteams durch externe Mitarbeiter zu verstärken, können Sie diese als virtuelle Teammitglieder definieren.
Für jedes Teammitglied können Sie Abwesenheiten und Verfügbarkeiten (Ein- und Austrittszeiten zum Team) genau konfigurieren. Aus den ebene genannten Informationen, der Velocity und der Sprintlänge ermittelt Portfolio for Jira einen Kapazitätsverlauf. Aus den Schätzwerten errechnet Portfolio for Jira ein mögliches Releasedatum. Je genauer Ihre Angaben mit der Zeit werden, desto genauer wird die Vorhersage.
Szenarien
Da sich die Produktentwicklung in der Regel auch am Markt orientieren muss, stellt sich schnell die Frage: Was wäre wenn…?
Typische Planspiele sind: Wieviel schneller kann ich mein MVP an den Markt bringen, wenn ich den Scope verringere oder bestimmte Features vereinfache? Eine andere Überlegungen ist nach der Teamperformance zu gucken. Wenn ich es schaffe, die Zusammenarbeit des Teams und der Teams untereinander zu optimierten, was bedeutet das für meinen Markteintritt?
In Portfolio for Jira gibt es für diesen Zweck die Szenarien. Sie können beliebig viele anlegen, verändern und löschen. Denken Sie aber daran auch ein Szenario zu haben, welches die Wirklichkeit spiegelt!
Auf Veränderungen reagieren
Da der Plan sich interaktiv weiterentwickelt, können Sie zu jedem Zeitpunkt Kenngrößen verändern:
– Velocity einzelner Teams anpassen
– Das Releasedatum verändern
– Den Scope verändern
– Repriorisieren von User Stories oder ganzer Epics
– Sprintplanungen anpassen
Somit haben Sie immer einen Plan, der so gut wie möglich der Realität entspricht und nicht einen Plan, der nur gut aussieht, aber nicht die Wirklichkeit wiedergibt.
Transparenz schaffen
Der schönste Plan hilft nicht, wenn ihn niemand kennt. Portfolio for Jira bietet eine grosse Anzahl an Reports. Die wichtigsten sind neben dem Plan selbst die Abhängigkeiten und der Überblick, ob die Entwicklung und der Fortschritt noch zu den Unternehmenszielen passt.
