Selbstorganisation hilft Teams dabei, Entscheidungen dort zu treffen, wo das notwendige Wissen vorhanden ist. Klare Ziele, transparente Verantwortlichkeiten und messbare Ergebnisse sorgen dafür, dass komplexe Projekte schneller und gleichzeitig sicher gesteuert werden können.
Für eine höhere Geschwindigkeit verlagerst du Entscheidungskompetenzen auf eine möglichst niedrige Ebene. Die dort handelnden Personen sollten diese Verantwortung übernehmen können, auch, um ihr eigenes Fachwissen einzubringen.
Selbstorganisation braucht Orientierung
Allerdings kann Führen mit wenig oder ohne Hierarchie bewirken, dass niemand Verantwortung übernimmt und alles diffuse Teamarbeit wird. Deshalb müssen Verantwortlichkeiten sichtbar bleiben. Dafür braucht dein Team transparente Rahmenbedingungen: Die Ziele müssen klar sein, und jeder Akteur sollte wissen, in welchem Umfang er selbst Entscheidungen treffen darf – und wann er andere hinzuziehen muss. Sonst wird zwar schnell, aber falsch entschieden.
In der agilen Arbeitswelt (die nicht nur in der Softwareentwicklung erfolgreich funktioniert) werden je Iteration gemeinsam Hauptziele festgelegt. An diesen orientieren sich die Projektbeteiligten, wenn es um notwendige Entscheidungen geht. Diese Ziele könnt ihr als Mapping/Verlinkung zur darüber liegenden Roadmap (siehe Prinzip 3 – Iterationen planen) nutzen und damit auch zur Stakeholder-Kommunikation.
Kläre außerdem explizit den fachlichen oder technischen Kontext, in dem deine Mitarbeiter eigene, zügige Entscheidungen treffen sollen. Der Kontext kann beispielsweise ein Modul eines Softwaresystems sein, ein Feature eines Produktes, der Umgang mit Tests in allen Bereichen oder das User-Verhalten auf den Oberflächen (UX/UI).
Messbarkeit und Pull-Prinzip nutzen
Konkrete und messbare Ziele helfen deinem Team zu verstehen, was als nächstes wichtig ist und was unbedingt fertig sein muss, damit ein Wert für das Unternehmen entsteht. Hieran orientieren sich deine Teammitglieder, wenn sie sich selbstorganisiert Aufgaben zuordnen.
Dieses Pull-Prinzip fördert das Commitment und die Identifikation mit den Aufgaben. Eine transparente Arbeitsweise bietet zu jeder Zeit die Möglichkeit, Zwischenstände zu sehen. Das wiederum kann nur funktionieren, wenn ein respektvoller Umgang miteinander über alle Ebenen hinweg etabliert ist.
Informationsbasis ist eine gemeinsame priorisierte Aufgabenliste (Backlog). Den Fortschritt und die Aufgabenverteilung visualisiert ein Kanban-Board: Dort werden Aufgaben als Karten dargestellt, die die verschiedenen Phasen des Workflows durchlaufen, zum Beispiel von „zu erledigen“, „in Bearbeitung“, über „in Review“ bis „fertig“.
Zusätzlich könnt ihr ein Burndown-Chart verwenden, um die noch zu erledigende Arbeit in Relation zur verbleibenden Zeit im Blick zu behalten. Das Chart zeigt, ob dein Team das geplante Ziel erreichen kann. Es wird auch in Scrum genutzt, einem agilen Framework für das Projektmanagement.
Möchtet ihr herausfinden, an welchen Stellen oder Skills der beteiligten Rollen ihr optimieren könnt, dann messt ihr beispielsweise die Durchlaufzeiten oder die Plangenauigkeit: Wie viele Aufgaben oder wie viel Volumen wurde je Iteration geplant, und was wurde davon eingehalten?
Alle einbeziehen
Wichtig: Hier sind nicht nur die Realisierungsrollen gemeint, sondern alle beteiligten Rollen innerhalb oder auch außerhalb der Organisation. Denn Transparenz bezieht sich nicht nur auf die operativen Einheiten, sondern auch auf das Management.
- Eure operativen Einheiten können beispielsweise daran arbeiten, ihre Schätzgenauigkeit zu verbessern oder auch ihre tägliche Arbeitsmethodik optimieren.
- Führungskräfte können derweil überprüfen, ob ihre Spezifikationen vollständig genug sind, damit diese auch geschätzt und umgesetzt werden können. Bewerte auch, ob Ziele oder Prioritäten, die du ausgegeben hast, klar genug kommuniziert wurden.
Damit endet unser vierter Teil zum Management komplexer Probleme. Im fünften und letzten Teil der Serie geht es darum, wie kontinuierliche Verbesserung Teams und Projekte langfristig erfolgreicher macht.
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