„This Meeting could have been an E-Mail“ – Wer kennt es nicht?

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Daniel Bürck

Was können Unternehmen tun, um Meetings möglichst oft relevant und effizient zu machen?

Ob als Videokonferenz oder am runden Tisch im Besprechungsraum: Meetings gehören in jedes Unternehmen. Manchmal geht es um wichtige Informationen und Abstimmungen, manchmal um sinnfreie Routinen und Zeitabsitzen. Was können Unternehmen tun, um Meetings möglichst oft relevant und effizient zu machen? Unser Senior Consultant Daniel Bürck weiß Rat.

E-Commerce-Software-Anbieter Shopify hat zu Jahresbeginn seinen Mitarbeitenden die meisten Meetings untersagt. Dadurch sollen rund 76.500 Stunden Arbeitszeit freiwerden. Da kommt die Frage auf:

Sind Besprechungen auch in deutschen Unternehmen solche Zeitfresser?

Ja, Besprechungen sind aufgebläht, häufig nicht hinterfragt. Und gerade bei Regelterminen wird in großer Runde weitergemacht, obwohl die Regelmäßigkeit und der Umfang der Meetings nicht (mehr) gerechtfertigt sind.

Ob durch das generelle Untersagen von Meetings das Ziel erreicht wird, die Produktivität zu steigern, ist aus meiner Sicht aber fragwürdig.

Was tun bei überfülltem Meeting-Kalender?

Ein guter Ansatz wäre, Regeln für Meetings festzulegen. Zum Beispiel darf es nur Treffen geben, die ein Ziel haben, eine Agenda, Moderator:innen/Timekeeper:innen und eine Ergebniszusammenfassung. Außerdem sollte allen die Freiheit gelassen werden, ob sie dabei sind, auch wenn der Termin nicht den eigenen Zielen und Prioritäten entspricht. Um mehr ungestörte Zeit zu erlangen, könnten als Unternehmensvorgabe auch meetingfreie (Halb-)Tage bestimmt werden.

Wie erkennt man wichtige Meetings?

Es ist schwer, da eine allgemeine Regel anzusetzen. Meine Daumenregel: Meetings ohne Agenda – d.h. der Einladende hat sich nicht die Mühe gemacht, über den Inhalt des Meetings und die Vorbereitung nachzudenken – zahlen meist nicht auf strategische Ziele ein. Denn ohne Vorgaben erwarten die Teilnehmer:innen auch kein bestimmtes Ergebnis.

Ein weiteres Indiz sind Dauer und Teilnehmendenzahl: Je kürzer das Meeting ist, desto wahrscheinlicher, dass es eine Mail hätte sein können. Je größer die Anzahl der Teilnehmenden, desto geringer die Wahrscheinlichkeit, dass in dem Meeting etwas Sinnvolles erarbeitet wird. Die Folge sind weitere Treffen („Follow-ups“) in Kleingruppen. Das zeigt, dass das Kick-off-Meeting in kleinerer Runde hätte stattfinden können – oder auch als Kick-off-Mail.

Es hilft also, die Anzahl der Teilnehmenden radikal auf die begrenzen, die konkret für ein bestimmtes Ergebnis zusammenwirken sollen. Alle anderen werden über Protokolle informiert, die gesammelt einsehbar sind. Dabei ist die Rechnung: Je weniger Teilnehmende, desto weniger gesamte Besprechungszeit. Noch ein Gedanke: Warum nicht einmal 40 Minuten für eine Besprechung ansetzen statt der üblichen Stunde?

Was haben OKR’s damit zu tun?

OKR (Objectives & Key Results) bedeutet sehr vereinfacht, die täglichen Aufgaben und Tätigkeiten aus dem übergeordneten Unternehmensziel abzuleiten. Die qualitativen Objectives (Zielsetzungen) beantworten dabei die Frage „wo will ich hin, bzw. was möchte ich erreichen?“. Die quantitativen Key Results (Ergebniskennzahlen) beschreiben, wie Fortschritte, Wirkungen und Nutzen gemessen werden sollen. Das Objective ist erfüllt, wenn alle zugeordneten Key Results erreicht sind. Unternehmen sollten OKR zunächst auf oberster Ebene formulieren. Dann leitet davon jeder Unternehmensteil und anschließend jedes Team seine eigenen OKR ab.

Auf Meetings bezogen bedeutet dieser Ansatz, dass der:die Organisator:in jedes Mal für sich die Frage beantwortet: „Was bringt das Treffen für unsere Objectives und Key Results – und wer wird dafür unbedingt gebraucht?

Warum sollte ein Unternehmen OKR’s nutzen? Und für welche Bereiche?

OKR sollten idealerweise für das gesamte Unternehmen ausgerollt werden, damit alle Tätigkeiten auf die Unternehmensstrategie einzahlen. Der Ansatz konkretisiert die Strategie und macht sie verständlich für die Teams. Idealweise wissen die Mitarbeitenden dann nicht nur, was sie tun, sondern auch warum. Das Reizvolle ist auch, dass OKR sich ohne komplizierte technische Infrastruktur implementieren lassen. Ein Pilotprojekt dazu könnte einfach in einem Team oder einer Abteilung stattfinden.

Was wäre ein gutes Vorgehen, um das Thema voranzutreiben?

Machen Sie sich zunächst klar, worauf Sie eigentlich hinarbeiten möchten. Um das zu systematisieren, ist eine Weiterbildung nützlich und schließlich ein externer Organisationsberater/eine externe Organisationsberater:in, der/die die Zusammenarbeit im Unternehmen ändern und verbessern kann. Machen Sie sich bewusst, dass Sie einen Change von oben brauchen und wollen. Und, dass dieser Change mit Aufwand und Umgewöhnung verbunden sein wird.

Wir unterstützen Sie gerne!

Im Rahmen unserer ersten Hilfe bei Meetingflut erhalten Sie eine Analyse sowie eine schriftliche Zusammenfassung des Status Quo inklusive konkreter Handlungsempfehlungen für Sie und Ihre Teams. So können Sie die Meeting-Kultur nachhaltig verbessern, die Effizienz steigern und Zeit sparen. Unser Ziel ist, dass Sie gelassener arbeiten können. Hier finden Sie alle weiteren Informationen und den direkten Kontakt zu uns (ganz unten finden Sie das Kontaktfeld):

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