Im ersten Teil ging es um die Digitalisierung und die agilen Arbeitsweisen, die mit der zunehmenden Umsetzung der Digitalisierung in immer mehr deutschen Unternehmen Einzug halten. Der zweite Teil befasste sich mit Veränderungen im Unternehmen, die durch aufkommende agile Arbeitsweisen einhergehen, wie der Übertragung von Entscheidungskompetenzen an interdisziplinäre Teams und neuen Rollen wie Product Owner, Development Team und Scrum Master.
Wie kann die Personalabteilung Veränderungen unterstützten, Agilität und Digitalisierung fördern und dem Unternehmen wichtige Impulse geben?
Meiner Erfahrung nach ist es sehr wichtig, dass alle Stellen im Unternehmen selbst neue Arbeitsweisen und Technologien verstehen. Hierzu bieten sich für einen einfachen Einstieg verschiedenartige Veranstaltungen an, bei denen Sie mit geringem Aufwand von den Erfahrungen anderer Unternehmen lernen können. So finden Sie auf der Meetup-Plattform mit hoher Wahrscheinlichkeit Termine in Ihrer Nähe, beispielsweise den Austausch zu Agilität in Paderborn oder das Agile Coaching Meetup in Dortmund. Darüber hinaus können Sie in der täglichen Arbeit digitale Technologien und agile Arbeitsweisen am besten selbst ausprobieren – Ideen und Tipps dazu gebe ich in einem weiteren Blog-Beitrag.
Wie hält Agilität Einzug im Unternehmen?
In vielen Unternehmen beginnt der Einstieg in Agilität mit der Einführung von Scrum in einem oder zwei Projektteams, um erste Erfahrungen sammeln zu können.
In dieser Phase wird die Personalabteilung typischerweise zur Personalbeschaffung eingebunden. Neue Rollen und neue Aufgabenprofile verursachen dabei einen geänderten Bedarf an Personal. Häufig fragen Teams in solchen Situationen zeitlich begrenzte Personalunterstützung in Form eines externen Scrum Masters an.
Tipp: Konkretisieren Sie mit dem Team die genauen Anforderungen und die Begriffe! In Anzeigentexten von Personalberatern findet man häufig eine Verquickung von Begriffen wie beispielsweise „agiler Projektmanager“ oder „Scrum Master und Projektleiter“. Dies kann am unzureichenden Verständnis des jeweiligen Autors liegen oder an ungeklärten Rollenprofilen im Unternehmen – für Interessenten mit agilem Hintergrund wirkt es jedoch oft irritierend.
Behalten Sie bei dieser meist kurzfristigen Beschaffung von externem Know-how jedoch stets die größere Perspektive im Auge: Gibt es bereits Überlegungen zu einer breiteren Einführung von agilen Arbeitsweisen und zum Umbau von Strukturen?
Dann reicht es womöglich nicht, einen Externen als Scrum Master zu beschäftigen: Der Dienstleister ist irgendwann nicht mehr im Einsatz, und es fehlt doch wieder ein Scrum Master. Zielführender ist es daher häufig, nachhaltige Agilität aus eigener Kraft anzustreben. Stellen Sie sich also rechtzeitig die Frage, ob das Team einfach nur einen Scrum Master als Arbeitskraft benötigt oder doch besser einen agilen Coach, der unter anderem für die Ausbildung eigener Scrum Master sorgt.
Für diese Überlegungen spielt auch die Strategie der Personalentwicklung eine wichtige Rolle. Meist ist die jahrelange Expertise von Fachkräften ein wesentlicher Baustein des Unternehmenserfolges. Daher strebt die Personalabteilung in der Regel an, Mitarbeiter in agilen Methoden auszubilden und so mittel- und langfristig agile Arbeitsweisen zu etablieren.
Think bigger!
Häufig führen erste agile Schritte zu der Überlegung, wie agile Arbeitsweisen und unterstützende Strukturen in weiten Teilen des Unternehmens eingeführt werden können.
Tipp: Klären Sie unbedingt vor weiteren Schritten die Ziele der Einführung sowie messbare Kenngrößen, um die Zielerreichung zu beurteilen! Welche Probleme sollen konkret gelöst werden? Wie wirkt sich dies auf Umsatz oder Kundenzufriedenheit aus?
Für den Umbau der Organisation benötigen Sie unter anderem Profile für die neuen Rollen wie beispielsweise Product Owner, Scrum Master und Development Team. Erstellen Sie die Profile am besten mit den Teams, die bereits Erfahrungen gesammelt haben. Wenn Sie dabei noch diejenigen Mitarbeiter möglichst transparent informieren, die von den Veränderungen betroffen sind, dann haben Sie wichtige Schritte im Change-Prozess schon vorbereitet.
Achten Sie dabei darauf, dass Sie in Rollenprofilen Verantwortlichkeiten und Skills definieren ohne Arbeitsweisen im Detail vorzugeben! Jedes Team muss seine eigene, optimale Arbeitsweise finden. Wenn Sie jeden Schritt vorgeben, dann bremsen Sie Eigenverantwortung und selbständiges Arbeiten aus. Beispielsweise finden Teams mit Unterstützung eines erfahrenen Scrum Masters schnell heraus, ob sie effizienter mit Post-Its an der Wand oder mit einem Software-Tool wie Jira oder Trello arbeiten können.
Für eine größere Einführung wird meist ein sogenanntes Transition Team gebildet, das den Wandel steuert und gestaltet. Dabei sollte die Personalabteilung in das Transition Team eingebunden sein, um die Veränderungen begleiten und auf Problemstellungen kurzfristig reagieren zu können.
Im Folgenden stelle ich drei Kernaufgaben der Personalabteilung in der agilen Transformation vor: Know-how-Aufbau, organisatorischer Wandel und Begleitung der Führungskräfte.
Die Personalabteilung organisiert den Know-how-Aufbau
Der erste Aufgabenbereich umfasst verschiedene Maßnahmen zum Aufbau von Know-how:
- Werkzeuge: Agiles Arbeiten ist stets iterativ und inkrementell, daher benötigen Teams Kenntnisse in Frameworks und Technologien wie Continuous Delivery, Testautomatisierung, Verwendung von Tools wie Jira und Confluence
- Frameworks: Für moderne Anwendungen müssen Teams moderne Anwendungsframeworks wie beispielsweise AngularJS und NodeJS einsetzen, die jedoch mitunter eine steile Lernkurve haben.
- Social Skills: Für die effiziente und effektive Arbeit in interdisziplinären Teams sind Kommunikation und Konfliktlösung essentiell. Als Unterstützung dienen Methoden zur eigenen Reflektion, beispielsweise aus dem Bereich Persönlichkeitsprofile wie LUXXProfile oder der Gallup Talentfinder.
- Agile Methoden: Natürlich müssen die Mitarbeiter neue Werte und neue Methoden in Schulungen erlernen und ausprobieren können. Wichtig ist die schnelle Anwendung in der Praxis.
Tipp: Social Skills bilden die Grundlage für erfolgreiche Teamarbeit. Das Zusammenfinden eines neuen Teams dauert jedoch erfahrungsgemäß einige Zeit. Wenn Sie beispielsweise eine Scrum-Schulung für ein zusammen arbeitendes Team durchführen, dann erfährt die Teamdynamik einen deutlichen Anschub.
Die Personalabteilung unterstützt den organisatorischen Wandel
Der zweite Aufgabenbereich entsteht durch den Wandel der Organisation. Wenn Sie alte Silos der funktionalen Organisation aufbrechen wollen, dann müssen Sie in der neuen Organisation Querschnittsaufgaben wie Gehaltsverhandlungen, Weiterbildung oder Urlaubs- und Krankheitsverwaltung klar zuordnen.
Hier stellt sich schnell die Frage, was aus den bisherigen Projektleitern, Abteilungsleitern und Teamleitern wird in stärker kundenzentrierten Organisationen mit flacheren Hierarchien. Und welche Karrierepfade gibt es dann noch?
Die Vertiefung dieser Fragestellungen würde den Rahmen dieses Artikels sprengen, zumal jede Organisation unterschiedliche Rahmenbedingungen mitbringt. Ein Rückgriff auf die vor Beginn der Transformation festgelegten Ziele und Messgrößen kann bei der Lösungssuche helfen.
Die Personalabteilung begleitet Führungskräfte
Der dritte Aufgabenbereich hängt stark mit dem organisatorischen Wandel zusammen. Die Personalabteilung muss aktiv Führungskräfte begleiten. Schließlich stellt sich die Frage, wie man Wissensarbeiter in agilen Arbeitsumfeldern führt.
Viele Unternehmen setzen dabei auf ein indirektes Führen durch Ziele, so dass die Führungskräfte als “People Lead” agieren. Sie legen dabei die Ziele der Teams fest, aber nicht die Art und Weise der Umsetzung. Dabei gehören Rahmenbedingungen wie Qualitätsstandards zu den stets vorhandenen Zielen.
Letztlich geht es darum, Führungskräfte zu Führungspersönlichkeiten weiterzuentwickeln, die kompetenten Mitarbeitern Freiräume eröffnen, ihnen helfen, Entscheidungen zu treffen und ihr Potential zum Nutzen des Unternehmens zu entfalten.
Der Weg dahin erfordert durchaus ein längerfristiges Engagement der Personalabteilung in der agilen Transformation – eigentlich hört er nie auf.
Fazit
Die Personalabteilung spielt eine entscheidende Rolle bei der Digitalisierung und der Einführung von agilen Arbeitsweisen in Unternehmen. Dabei wandelt sich die Rolle vom zentralen Dienstleister hin zur stärkeren Gestaltung. Wichtig für den Beginn dieser langen Reise sind eigene Kenntnisse und Erfahrungen in den agilen Themen, um die Auswirkungen verstehen zu können und Fallstricke zu vermeiden.
Dann kann ein Unternehmen aus eigener Kraft mit Unterstützung an den richtigen Stellen nachhaltig agile Arbeitsweisen einführen.
In meinem nächsten Blog-Beitrag finden Sie Ideen und Tipps, wie Sie in der täglichen Arbeit digitale Technologien und agile Arbeitsweisen am besten selbst ausprobieren können.
