Im Blog-Artikel zu Wie Sie Digitalisierung und agile Arbeitsweisen ausprobieren können habe ich agile Techniken wie Peer Review, Backlog-Priorisierung, Planning Poker und Timeboxing vorgestellt, mit denen Sie Ihren Arbeitsalltag vereinfachen können.

Eine weitere, wichtige agile Technik ist die Retrospektive, da sie das Lernen im Team ermöglicht und befördert.

Lernen durch Retrospektiven

Retrospektive bedeutet, als Team auf die Geschehnisse und Ergebnisse zurück zu blicken, Zusammenhänge und Gründe zu erkennen und Maßnahmen abzuleiten – ganz im Sinne des agilen Grundsatzes „inspect and adapt“.

Retrospektiven sind im Scrum-Framework ein unverzichtbarer Baustein zur Prozessverbesserung. Die Dauer richtet sich nach der Sprintlänge und kann bis zu drei Stunden betragen. Dabei sammeln Sie Beobachtungen und erarbeiten die Hintergründe. Schließlich leiten Sie Beschlüsse und Aktivitäten ab, mit denen Sie Erfolge in Zukunft wieder erreichen und unerwünschte Ergebnisse abstellen können. Wichtig ist hierbei alle Beteiligten und Sichtweisen einzubeziehen, auch die leisen Teilnehmer müssen sich einbringen können. Ideen und Vorlagen für die Gestaltung finden Sie beispielsweise im Internet bei www.retromat.org, einer Sammlung mit vielen Auswahlmöglichkeiten. 

Auch wenn Sie nicht Scrum einsetzen, können Sie beispielsweise nach Events wie Messebesuchen oder Kundenveranstaltungen mit den Beteiligten eine Retrospektive durchzuführen, um die nächsten Veranstaltungen noch besser zu machen.

Sogar im kleineren Rahmen können Sie Mini-Retrospektiven nutzen, um Besprechungen zu verbessern. Ich setze Mini-Retrospektiven vorzugsweise ein, wenn ich den Eindruck habe, dass die Kommunikation in der Gruppe noch holperig ist: Man geht nicht aufeinander ein oder fällt sich ins Wort, es ist allgemein laut, Teilnehmer schauen dauernd auf ihr Smartphone, einige wenige Teilnehmer dominieren das Gespräch, usw.

Auch für eingeübte Gruppen kann eine Retrospektive sinnvoll sein, um die wertvolle Zeit in Besprechungen noch besser zu nutzen.

Wie führen Sie eine Mini-Retrospektive durch?

Reservieren Sie in einem längeren Arbeitsmeeting die letzten 15-20 Minuten.

Zum Start ist es wie bei längeren Retrospektiven wichtig, auf die Meta-Ebene zu wechseln, damit jeder ankommt und nicht wieder in Diskussionsinhalte abtaucht. Dies können Sie erreichen durch Ansprechen Ihrer Beobachtungen und Ihres Zieles, beispielsweise: „Ich empfand die Diskussion als sehr turbulent. Lasst uns darüber sprechen, wie wir uns verbessern können!

Oft frage ich zuerst nach einer Einschätzung der Teilnehmer mit Bitte um Handzeichen. Alternativ zum simplen “Daumen rauf, quer oder runter” können die Teilnehmer eine Faust zeigen für “0”, einen Finger für “1” und so weiter bis zu fünf Fingern als Zeichen für volle Zustimmung oder Zufriedenheit. So können Sie die unterschiedlichen Sichtweisen schnell transparent machen, große Abweichungen weisen auf Gesprächsbedarf hin.

Turbo-Modus

Im Anschluss fahren Sie fort mit einer kurzen Sammlung von Stichworten zu guten und schlechten Ergebnissen. Dabei muss trotz der Kürze der Zeit jeder drankommen, damit sich auch die stilleren Mitarbeiter einbringen – vielleicht sind gerade diejenigen in einer aufgewühlten Diskussion vorher gar nicht zu Wort gekommen? Wenn Sie Klebezettel verwenden, klappt das meist schnell innerhalb von drei bis fünf Minuten. Sie können auch die Nennungen pro Teilnehmer begrenzen, indem jeder nur zwei bis drei Zettel verwenden darf. Bei der Sammlung können die Teilnehmer die Themen von oben nach unten priorisieren.

Lassen Sie die Teilnehmer danach Vorschläge für das wichtigste Thema sammeln, wieder in kurzer Zeit mit wenigen Zetteln, gleiche Vorschläge fassen Sie zusammen.

Dann nutzen Sie die wenige, verbleibende Zeit als Timebox, um die Vorschläge zu diskutieren. Was will die Gruppe ändern? Wer übernimmt das, bis wann? Wichtig: Die Gruppe muss Beschlüsse und Aufgaben mittragen!

Dokumentieren Sie die Ergebnisse per Foto und stellen Sie die Fotos oder eine Abschrift allen Beteiligten sehr zeitnah zur Verfügung.

Ist der Moderator neutral?

In dieser Form der Mini-Retrospektive sind Sie als Moderator gefordert, der quasi als Scrum Master handelt. Im besten Fall können Sie einen unbeteiligten Kollegen als neutralen Moderator gewinnen, damit auch Aspekte besprochen werden können, die Sie übersehen haben oder am liebsten nicht diskutieren möchten – schließlich sind Sie selbst auch Teil des Systems.

Fazit

Mit einer Mini-Retrospektive können Sie einer Gruppe helfen, die in Meetings verbrachte Zeit besser zu nutzen, gerade wenn die Gruppe sich noch nicht gefunden hat. Nach einigen Wiederholungen können Sie nach meiner Erfahrung feststellen, dass die Gruppe sich schnell darauf einlässt und die Mini-Retrospektive als Kommunikationskanal aktiv nutzt. Ich bin immer wieder überrascht, dass sich dabei gerade auch zurückhaltende Kollegen einbringen. Probieren Sie das Format mal aus – ich bin gespannt auf Ihr Feedback!

 

Fotos von www.unsplash.com