In meinen letzten Blog-Artikeln habe ich dargestellt Wie die Digitalisierung Arbeitsweisen verändert, Wie Agilität Unternehmen verändert und wie Die neue Rolle der Personalabteilung bei Agilität und Digitalisierung aussieht.

Bei dieser gerade stattfindenden industriellen Revolution geht es selten um umfangreich ausgearbeitete, klar definierte Methoden und Prozesse, sondern vielmehr um Erkenntnisse aus disruptiven Ansätzen, um Werte und um konkreten Nutzen. Anders formuliert: die Zukunft ist so ungewiss, dass man sie selbst gestalten muss.

Daher rate ich stets dazu selbst digitale Ansätze und agile Arbeitsweisen auszuprobieren, um aus eigenen Erfahrungen nachhaltig zu lernen.

Digitalisierung ausprobieren

Zur Digitalisierung bieten sich Prozesse mit folgenden Kriterien an:

  • Sie führen diese Prozesse häufig und mit signifikantem Zeitaufwand aus.
  • Ihre Kommunikationspartner sind im Prozess häufig beteiligt, beispielsweise bei Abstimmungen zu Inhalten von Dokumenten.
  • Der Prozess basiert noch auf Papierunterlagen wie beispielsweise Belegen zu Reisekosten oder Beschaffungen.

Häufig sind regulatorische Rahmenbedingungen zu beachten wie die Notwendigkeit von physikalischen Unterschriften. Initiativen wie beispielsweise elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format bringen einen zunehmenden Wandel in die Unternehmen. Letztlich müssen Sie herausfinden, welche Regeln Sie schlicht aus Tradition einhalten müssen und welche Vorschriften echte Compliance-Ursachen haben. Viele Unternehmen sind nach meiner Erfahrung sehr flexibel, wenn sie signifikante Einsparungen erzielen können.

 

Beachten Sie jedoch bei Digitalisierungsschritten die Best Practices und Rahmenbedingungen Ihres Unternehmens, um nicht in Fallen zu laufen. So müssen Sie vor allem bei Smartphone-Apps prüfen, wo Ihre Daten verarbeitet werden:

  • Auf dem Smartphone selbst oder auf einem Server?
  • Wo steht der Server?
  • Welche Interpretation von Datenschutz hat der Anbieter?

Ich empfehle, die hauseigene IT-Abteilung zu Risiken und Nebenwirkungen zu fragen.

Zum Ausprobieren bieten sich eine Vielzahl von Smartphone Apps und Testversionen von Programmen an, oft in Kombination mit vorhandenen Anwendungen.

Sie scannen häufig Belege oder Unterlagen?

Quittungen, Parktickets und andere Belege können Sie mit verschiedensten Apps per Kamera fotografieren und beispielsweise als PDF weiterverarbeiten. Durch die hervorragenden Kameras in Smartphones ist die Qualität der Fotos mehr als ausreichend – und der Gang zum Scanner entfällt.

Sogar längere Dokumente lassen sich vergleichsweise einfach digitalisieren, je nach App auch mit Schrifterkennung. Prüfen Sie hierbei jedoch unbedingt, ob die Erkennung lokal erfolgt oder auf einem Server, der womöglich nicht den Datenschutz-Vorschriften in Ihrem Unternehmen entspricht.

Sie müssen häufig gleichförmige Arbeitsschritte in Anwendungen durchführen?

Mit Apps wie If-this-than-that oder Workflow können Sie Abläufe selbst umsetzen, um beispielsweise gescannte PDFs automatisch abzulegen. Dabei können Sie auf eine Vielzahl von Konnektoren zu Anwendungen wie sozialen Medien, Mail-Diensten und sogar Smart Home zurückgreifen. Im Office-Bereich bietet die Office-365-Suite von Microsoft die Anwendung Flow an, mit der Sie Formularprozesse wie Urlaubsanträge leicht digitalisieren können.

Sie versinken in E-Mails, die dann doch wieder nicht jeder bekommt, der sie braucht?

Viele Unternehmen verwenden einfach verständliche Wiki-Systeme wie Atlassian Confluence, um die berüchtigten E-Mail-Silos und Fileshare-Wüsten zu vermeiden. So können Sie beispielsweise Checklisten und Besprechungsprotokolle auf einfache Weise allen Beteiligten gleichzeitig zugänglich machen oder mit mehreren Personen an Dokumenten arbeiten. Auch einfache Reports und Know-how-Sammlungen können Sie leicht erstellen.

Sie müssen schnell Aufgaben im Team organisieren und verfolgen?

Hierzu können Sie aus einer Vielzahl von Anwendungen auswählen. Typische Vertreter sind Trello als Webanwendung sowie Atlassian Jira auf eigenem Server oder in der Cloud.

Agile Arbeitsweisen ausprobieren

Noch wichtiger ist die eigene Erfahrung bei agilen Arbeitsweisen und Methoden. Diese können sie jedoch mit viel geringerem Aufwand ausprobieren.

Sie möchten die Koordination in Ihrem Team verbessern, so dass die Mitarbeiter Abhängigkeiten erkennen und sich besser abstimmen können?

Probieren Sie mal ein „Daily Scrum“: jeden Tag trifft sich das Team zur gleichen Zeit für maximal 15 Minuten. Jeder Anwesende berichtet kurz, was er gestern erreicht hat, was er sich für den Tag vorgenommen hat und womit er nicht weiterkommt. Die meisten Teams führen das Daily Scrum als Stand-up Meeting aus, damit es effizient bleibt. Wichtig dabei ist, sich auf das gemeinsame Ziel zu fokussieren und Informationen auszutauschen, die für die anderen Beteiligten zum Erreichen des Ziels wichtig sind.

In Ihren Besprechungen kommen die wichtigen Themen zu kurz?

Wie wäre es damit: Alle erstellen zu Beginn schnell eine Themensammlung auf Post-Its und priorisieren diese gemeinsam. Dann besprechen Sie in der Reihenfolge die Themen dieses Backlogs mit einer vereinbarten Timebox von beispielsweise 10 Minuten. Ist die Zeit um, stimmen die Teilnehmer per Handzeichen kurz ab, ob Sie die Diskussion für eine weitere Timebox fortsetzen oder das nächste Thema gemäß der Priorisierung angehen möchten. Dabei hilft ein Timer auf dem Smartphone, um sich an die verabredete Zeit zu erinnern.

Sie müssen die Qualität komplizierter Arbeitsergebnisse erhöhen?

In der Software-Entwicklung soll ja mitunter das Prinzip “try it again” gelten, um korrekte Ergebnisse zu erhalten. Wenn Sie jedoch beispielsweise nicht-triviale Abrechnungen zusammenstellen, die bei Fehlern zu Regress-Forderungen führen können: Probieren Sie mal ein Peer Review aus. Dabei erklären Sie die Ergebnisse einem Teamkollegen, der konstruktive, kritische Fragen stellt. Ich bin stets überrascht, wie viel Neues ich dabei entdecke. Und zudem verbreiten Sie Ihr Wissen im Team, so dass Sie Kopfmonopole abbauen.

Die To-Do-Liste enthält nur noch Aufgaben mit “Prio Null”?

Häufig sehe ich To-Do-Listen, die zunehmend Aufgaben mit Priorität Null enthalten. Danach folgt meistens schon das nächste Thema mit noch höherer Wichtigkeit, nicht selten als “Priorität -1” gesetzt. Abgesehen von der Frage, was dann im Prozess nicht stimmt: eine höhere Priorität, die dann einen niedrigeren numerischen Wert hat? Ist das hilfreich?

Versuchen Sie es mal mit einem relativen Wert für die Priorität. Dabei müssen Sie keine Business Cases rechnen: Nutzen Sie eine Zahlenreihe, die nach oben offen ist. Wenn eine Aufgabe den Wert 8 in ihrer Liste hat, dann sollte die Aufgabe doppelt so wichtig sein wie eine Aufgabe mit Wert 4. Neben normalen Zahlen bietet sich die Fibonacci-Folge an. Die Einordnung können Sie bei unterschiedlichen Sichtweisen als Value Poker in Analogie zum Planning Poker durchführen: Jeder schätzt verdeckt, dann diskutieren Sie die Unterschiede – das geht schnell und deckt verborgene Annahmen auf. Problematisch könnte hierbei erfahrungsgemäß die Akzeptanz im höheren Management sein.

Fazit

Ich bin überzeugt, dass Sie schnell Digitalisierungslösungen finden werden, die Ihre tägliche Arbeit vereinfachen. Dabei sollten Sie das persönliche Gespräch auch in Zeiten der Digitalisierung nicht unterschätzen. Trotz Videokonferenzen und Emojis bietet ein Face-to-face-Meeting immer noch die höchste Bandbreite an verbaler und nonverbaler Kommunikation.

Einfache agile Techniken können Ihnen helfen, Ihren Arbeitstag besser zu gestalten. Dabei geht es fast immer um Arbeitsorganisation in Teams – und damit um den Umgang mit Menschen.

Ob Digitalisierung oder agiles Arbeiten: Es lohnt sich, klein anzufangen, schnell zu lernen und bei Erfolg zu wachsen. Auch das ist dann wiederum agil.