Tipps für bessere Aufwandsschätzungen

Aufwandsschätzungen gehören zu Software-Projekten genauso wie das Entwickeln und Testen der Software, allerdings werden sie meistens als lästiges Übel betrachtet. Darüber hinaus liegt man mit Schätzungen häufig daneben und brockt sich damit eine ganze Reihe von Folgeproblemen ein, z.B. muss das Budget erweitert oder Termine müssen verschoben werden. Grundsätzlich gilt: eine Schätzung ist eine Prognose des zu erwartenden Aufwands bzw. der zu erwartenden Kosten, die unter bestimmten Annahmen über die Zukunft getroffen wird. Da wir die Zukunft nicht kennen, ist es völlig normal, dass Aufwandsschätzungen vom tatsächlichen Aufwand abweichen. Lösen kann man dieses Dilemma nicht, aber man kann sich an einige einfache Regeln halten, um Abweichungen zu begrenzen.

Die richtigen Personen beteiligen

Wer führt die Schätzung durch? Sorgen Sie dafür, dass diejenigen Personen an der Schätzung beteiligt werden, die auch für die Umsetzung der Aufgaben zuständig sind – idealerweise das heterogen besetzte Development Team.

Gutes, klar abgestimmtes, inhaltliches Verständnis der Aufgabe

Das Team, welches die Aufwandsschätzungen vornimmt, sollte ein klar abgestimmtes, inhaltliches Verständnis der Aufgabe haben und dazu ist direkte Kommunikation erforderlich. Eine noch so gute Spezifikation alleine genügt nicht. Das Team muss die Möglichkeit bekommen, über die Aufgabenstellung zu sprechen, um bei der Schätzung von den gleichen Voraussetzungen und Annahmen auszugehen. Halten Sie Notizen der Diskussion fest und dokumentieren Sie wichtige Annahmen.

Beeinflussung vermeiden!

Damit jeder Teilnehmer der Schätzrunde seine eigene Prognose abgeben kann, sollten Sie darauf achten, dass in der inhaltlichen Diskussion keine (unterschwelligen) Bewertungen stattfinden. Aussagen wie „Ach das habe ich schon mal gemacht. Das ist eigentlich eine Kleinigkeit …“ führen schnell zu einer nicht gewollten Beeinflussung. Schätztechniken wie Planning Poker sind hier sehr hilfreich, weil jeder Teilnehmer der Schätzrunde seine Prognose zunächst verdeckt vornimmt und die Karten dann gleichzeitig aufgedeckt werden. Kommt es dann trotzdem zu großen Abweichungen zwischen den Teilnehmern, ist dies üblicherweise ein Zeichen dafür, dass es noch unterschiedliche Annahmen gibt. Lassen Sie die Teilnehmer mit der größten Abweichung ihre Schätzung erklären, um so die Gründe für die Abweichung aufzudecken. Führen Sie dann eine weitere Pokerrunde durch, bildet sich üblicherweise Konsens.

Schätzungen prüfen und aus Erfahrungen lernen

Finden die Teilnehmer der Schätzrunde einen Konsens, sollten sie das Ergebnis überprüfen. Am besten vergleichen Sie die Prognose mit dem tatsächlichen Aufwand einer ähnlichen Aufgabe aus der Vergangenheit. Dies setzt natürlich voraus, dass die entsprechenden statistischen Daten vorliegen.

Aufwandsschätzungen wiederholen

Anforderungen verändern sich im Laufe der Zeit, das Team gewinnt neue Erkenntnisse, Technologien werden ausgetauscht, die Zusammensetzung des Teams verändert sich usw. Erneuern Sie daher ihre Schätzungen! Falls Sie zu einem stark abweichenden Ergebnis kommen, untersuchen Sie die Gründe hierfür. Werfen Sie einen Blick auf die Notizen und Annahmen der vorherigen Schätzungen (siehe oben).

Relativ ist einfacher als absolut

In welcher Einheit soll geschätzt werden? In Stunden, Tagen oder Punktwerten? Erfahrungsgemäß nutzt man bei einer Schätzung ganz automatisch Vergleiche. Versuchen Sie beispielsweise einmal die Flächen der Länder Deutschland, Frankreich, Schweiz und USA zu schätzen. Vermutlich haben Sie eine Idee von der Länge und Breite der Bundesrepublik Deutschland, errechnen daraus die Quadratkilometer und leiten dann die Werte der anderen Länder anhand ihrer Relation zu Deutschland ab. Relativ zu schätzen fällt uns normalerweise leichter als absolut. Einzige Voraussetzung für eine relative Schätzung ist natürlich ein sinnvoller Bezugspunkt, in dem Beispiel die Fläche von Deutschland. Sie können für eine relative Schätzung mit Punktwerten beispielsweise die Werte der Fibonacci-Reihe verwenden:
1 = sehr kleiner Aufwand
2 = kleiner Aufwand
3 = mittlerer Aufwand
5 = großer Aufwand
8 = sehr großer Aufwand
13 = riesiger Aufwand
Alternativ bieten sich T-Shirtgrößen (S, M, L, XL, XXL) an. In der Praxis hat sich gezeigt, dass Teams schneller einen Konsens finden, wenn Sie den Aufwand mit relativen Punktwerten schätzen, als bei einer Bewertung auf Basis von Stunden oder Tagen. Man verliert sich hier gerne in einem „Gefeilsche“ um wenige Stunden/Tage hin oder her. Der Nachteil der relativen Schätzung mit Punktwerten liegt darin, dass eine zeitliche Prognose bzw. eine Terminplanung erst möglich ist, wenn sie die Geschwindigkeit des Teams kennen, d.h. sie müssen zunächst messen, wie viele Punkte (wieviel Arbeit / Aufwand) das Team in einer bestimmten Zeiteinheit schafft.

Schätzergebnisse richtig kommunizieren

Eine Schätzung bleibt eine (unsichere) Prognose! Machen Sie das deutlich! Weisen Sie auf ihre Annahmen hin und machen Sie die Randbedingungen für Ihre Schätzung transparent! Zeigen Sie genau auf, was sie geschätzt haben und welche Dinge sie ggf. ausgeklammert haben. Vermitteln Sie ihren Stakeholdern von Anfang an, dass sie die Schätzungen regelmäßig wiederholen werden und dass sich die Werte dabei höchstwahrscheinlich verändern werden. Stellen Sie die Frage, wer das Risiko übernimmt, wenn die Schätzung daneben liegt.